University of Vienna

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer

Organisationsassistent*in
in der Arbeitsgruppe Aerosolphysik und Umweltphysik

zu besetzen.

Kennzahl der Ausschreibung: 14193

Die Forschungsgruppe Aerosolphysik und Umweltphysik (AUP) an der Fakultät für Physik der Universität Wien führt hochrangige Forschungsarbeiten auf verschiedenen Gebieten der Aerosolwissenschaften durch. Dabei liegt der Fokus auf den fundamentalen physikalischen und chemischen Eigenschaften von Aerosolen, sowie flüssigen und festen Wolkenpartikeln während ihrer Bildung bzw. ihrer Veränderung im Laufe des Lebenszyklus.
Diese Arbeiten sind bedeutsam sowohl für das generelle Verständnis der physikalischen Probleme auf dem Gebiet der Aerosolphysik, aber auch für technologische Fragestellungen oder zur Beantwortung zentraler gesellschaftlicher Herausforderungen wie dem globalen Klimawandel.
Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet. Eine anschließende Umwandlung in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist möglich und erwünscht.

Dauer der Befristung: 1 Jahr/e

Beschäftigungsausmaß: 20 Stunden/Woche.
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIIa
Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

Ihre Aufgaben:
In enger Zusammenarbeit/Abstimmung mit universitären Dienstleistungseinrichtungen (z. B. Finanzwesen und Controlling, Personalwesen und Frauenförderung und dem Dekanat der Fakultät für Physik) umfassen die Aufgaben insbesondere:

1) Agenden der Administration sowie Unterstützung der wissenschaftlichen und technischen Mitarbeiter*innen in administrativen Belangen:
• Reisemanagement (Reisebuchungen: Flüge, Hotels, Mietwagen, Reiseabrechnungen)
• Abwesenheitsverwaltung (Freistellungen, Beantragung von Dienstreisen)
• Unterstützung bei Einstellungsprozessen (Stellenausschreibungen, Bewerbungen managen, Beratung und Unterstützung von neuen Mitarbeiter*innen)

• Organisation und Mithilfe bei der Abwicklung von Gastvorträgen, Kongressen, Tagungen, (in der Regel englischsprachig)
• Projektmanagement Support (Verwaltung von Projekten durch Dateneingabe in OpenProject und Überwachung von Deadlines)
• Termin und Raumkoordination
• Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit und Außenwirkung des Instituts durch die Betreuung und laufende Aktualisierung der Homepage
• Archivierung von Unterlagen

2) Agenden der Budgetverwaltung:
• Rechnungsprüfung in Vertretung
• Einreichen von Belegrefundierungen

• Erstellung von Budgetübersichten

Ihr Profil:
• Allgemeinbildende höhere Schule (Maturaabschluss)
• Erfahrung in der Abwicklung von administrativen Aufgaben bei Forschungsprojekten
• Erfahrungen in der Arbeit mit Archivmaterial und der Archivierung von Dokumenten
• Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse und entsprechende Praxis (insbesondere MS Office und OpenProject, InDesign)
• Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse
• Hohe Service-und Kund*innenorientierung
• Organisationsfähigkeit
• Selbstständigkeit, genaue Arbeitsweise
• Teamfähigkeit
• Flexibilität und Belastbarkeit
• Bereitschaft zur Weiterbildung

Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung sowie Kenntnisse im Bereich spezifischer universitärer Anwendungssoftware (i3v, SAP, Typo3, Moodle)

Ausbildungen:

Bildungseinrichtung	Ausbildungsrichtung	Spezielle Ausbildungsrichtung	Wichtigkeit
Allgemeinbildende höhere Schule	Oberstufenrealgymnasium		Musskriterium

Sprachen:

Sprache	Sprachniveau	Sprachkompetenz	Wichtigkeit
Deutsch	Exzellente Kenntnisse	Sprachniveau	Musskriterium

EDV:

Art der EDV-Kenntnisse	Spezifizierte EDV-Kenntnisse	Wichtigkeit
	MS Office	Musskriterium

Ihre Bewerbung:
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 14193, welche Sie bis zum 30.05.2023 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Weinzierl, Bernadett +43-1-4277-73412.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

DLE Personalwesen und Frauenförderung der Universität Wien
Kennzahl der Ausschreibung: 14193
E-Mail: jobcenter@univie.ac.at
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