Universität Wien

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer

Organisationsassistent*in
am Institut für Soziologie

zu besetzen.

Kennzahl der Ausschreibung: 13902

Am Institut für Soziologie, einer Subeinheit der Fakultät für Sozialwissenschaften, ist eine Stelle als Organisationsassistent*in für zwei Professuren (Kultur und Wissen, Internationale Stadtforschung) zur Besetzung ausgeschrieben.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet. Danach besteht die Möglichkeit das Arbeitsverhältnis in beiderseitigem Einvernehmen zu entfristen.

Dauer der Befristung: 1 Jahr/e

Beschäftigungsausmaß: 40 Stunden/Woche.
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIIa
Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

Ihre Aufgaben:
Unterstützung im Forschungsbetrieb:
- Unterstützung bei der Organisation von Gastvorträgen, Tagungen, Symposien, Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen in allen administrativen Belangen
- Betreuung und Unterstützung bei der Koordination der beiden internationalen Teams, Korrespondenz (Deutsch/Englisch), Sitzungsvorbereitung, Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung

Drittmitteladministration und Projektmanagement:
- Administration der Antragstellung, Durchführung und Abrechnung von Forschungsprojekten; Erstellung und Verwaltung der Projektbudgets
- Termin- und Raumkoordination

Personalaufnahme und -administration:
- Erstellung von Jobausschreibungen am Arbeitsbereich, Sichtung von Bewerbungsunterlagen, Terminkoordination von Bewerbungsgesprächen, Teilnahme an Auswahlgesprächen, Onboarding neuer Mitarbeiter*innen
- Personalaufnahme und Erstbetreuung internationaler Gäste (Research Fellows, Visiting PhDs)
- Interne Kommunikation zu universitätsinternen Stellen betreffend Drittmittel- und Personaladministration
- Kommunikation mit externen Dienstleister*innen, Fördergeber*innen und Projektpartner*innen
- Vertretungstätigkeiten innerhalb des Institutssekretariats in vergleichbaren Agenden

Ihr Profil:
- Abgeschlossene Matura: AHS, BHS oder gleichwertige Qualifikation

- Einschlägige (mehrjährige) Berufserfahrung in Büroorganisation

- Erfahrung im Veranstaltungs- und Projektmanagement

- Umfassende EDV-Anwender*innenkenntnisse (insb. MS Office)

- Versierter Umgang mit Online-Meeting Tools

- Profunde Englischkenntnisse in Wort und Schrift

- Betriebswirtschaftliche Kenntnisse von Vorteil

- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
- Organisations- und Koordinationsfähigkeit
- Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit verbunden mit Teamfähigkeit
- Flexibilität, Verlässlichkeit und Belastbarkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung

Ausbildungen:

Bildungseinrichtung	Ausbildungsrichtung	Spezielle Ausbildungsrichtung	Wichtigkeit
Allgemeinbildende höhere Schule	Gymnasium		Musskriterium

Sprachen:

Sprache	Sprachniveau	Wichtigkeit
Deutsch	Sehr gute Kenntnisse	Musskriterium
Englisch	Sehr gute Kenntnisse	Musskriterium

EDV:

Art der EDV-Kenntnisse	Spezifizierte EDV-Kenntnisse	Wichtigkeit
	MS Office	Musskriterium

Ihre Bewerbung:
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 13902, welche Sie bis zum 14.04.2023 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Finocchiaro, Lisa +43-1-4277-49271.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.

DLE Personalwesen und Frauenförderung der Universität Wien
Kennzahl der Ausschreibung: 13902
E-Mail: jobcenter@univie.ac.at
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